16r

16/A Beutazó csoportja elutazott, a szállás és étkezés számlák már kiegyenlítésre kerültek. Utókalkuláció elkészítéséhez hátravan az idegenvezetővel és az autóbusz szolgáltatóval való elszámolás. Az idegenvezető belépőkre, sétahajós esti programra és váratlan kiadásokra kapott készpénzt, az autóbusz szolgáltató vállalkozóval pedig szerződés rögzíti az utólagos elszámolást. Milyen dokumentumokat adott át idegenvezetőnek eligazításkor? Milyen díjtétel módokat tartalmazott az autóbusz rendelés visszaigazolása? Milyen jelentőséggel bír az utókalkuláció?

Információtartalom vázlata

–                 Idegenvezető elszámoltatása

–                 Elszámolás szolgáltatókkal

–                 Elszámolás a küldő féllel

–                 Utókalkuláció készítése

–                 A túra értékelése

–                 Autóbusz díjtételek

Az idegenvezetői eligazítás során a referens a következő anyagokat adja át

o       forgatókönyv

o       utaslista, szobaelosztást tartalmazó szobalista,

o       valamennyi, a forgatókönyvben szereplő szolgáltatásra vonatkozó megrendelő és visszaigazolás (étkezés, programok, közlekedési eszköz megrendelője stb)

o       színházjegyek vagy jegyutalványok,

o       térképek, prospektusanyag a turisták számára,

o       közlekedési jegyek,

o       tájékoztató a fakultatív programlehetőségekről,

o       készpénzfelvételi ill. készpénzszámolási nyomtatvány,

Az elszámolás tartalma és szabályai:

Az idegenvezetőnek a csoport elutazását követően 24-28 órán belül el kell számolnia a referensnél.

Az idegenvezető a következőket adja át a referensnek:

• szabályosan, a tényleges létszámnak megfelelően igazoltatott voucher,
• ha volt rendkívüli esemény, akkor az erről készült jegyzőkönyv egy példánya,
• idegenvezetői beszámoló- az utazási iroda igénye szerint írásban vagy csak szóban.
• az idegenvezető elszámolásának része a felvett készenléti pénzzel való elszámolás. A csoporttal kapcsolatos minden költségről ÁFA-s számla alapján történik. Az idegenvezető számára akkor fejeződik be a csoporttal való munka, ha minden adminisztrációs és anyagi kötelezettségének hiánytalanul eleget tett.

Az idegenvezető elszámoltatása:

Minden vouchert és számlát az idegenvezető köteles odaadni a referensnek. A fakultatív szolgáltatásokról az idegenvezetőnek számlát kell adnia az utasnak, hiszen az utas a helyszínen fizeti be az összeget a programra. Ezekkel a számlákkal is el kell számolni. Az iroda köteles az idegenvezető úti költségeit kifizetni, amennyiben ezt ő számlával bizonyítja.

Elszámolás a szolgáltatókkal:

Minden szolgáltató részletes számlát küld az irodának, melyet tételesen egyeztetni kell.
Ha nincs eltérés a megjelölt fizetési határidőig a kért összeget át kell utalni, késedelmes fizetés kötbért von maga után.

Elszámolás a küldő partnerrel:

• általában partnereinktől előrefizetést kérünk, legalább az összeg 50%-ig
• fennmaradó részt : érkezéskor bankcsekkel, vagy újra átutalással egyenlítik ki.
• végszámla kiállítása, elküldése minden esetben kell
• meg nem érkezett pénzek ( kinnlevőségek) tönkretehetik az iroda gazdálkodását, hiszen a szolgáltatóknak már fizetett, de a partnertől még nem érkezett meg az ellentétel.

Utókalkuláció elkészítése:

• számlák megérkezése után a teljes csoportra készül
• összeveti az iroda a befizetett összegek és a szolgáltatók javára teljesített átutalások után képződött-e megfelelő árrés
• árrés feladata a vállalkozás költségeinek fedezése, újabb beruházások eszközlése és lehetőleg pozitív eredmény képződése
• árrés tömeg felülről számított 20 % a, vagyis 25 % ÁFA az APEH-nak befizetendő.
• az utókalkuláció képet ad az irodának, hogy megfelelő utat állított össze, az előkalkulációban jól határozta meg a partner felé kiajánlott árat.

Az idegenvezetőnek minden vezetett csoport, ill. út után kötelessége beszámolót írni vagy szóban tájékoztatni az utazási irodát a történtekről . Ebben személyes tapasztalatait írja le, néhány gondolatot ír a csoport légköréről, hangulatáról. Leírja az esetlegesen felmerült problémákat, azok megoldását. Mindig 2 példányban készül, aláírás szükséges.

A külön járatok igénybevételének irányárait tartalmazó díjtétel- táblázat megkülönböztet km-óra és legcsekélyebb díjtételt. A fuvardíj megállapításakor a telephelytől telephelyig szükséges fuvardíját megszorozzuk az óradíj tétellel illetve a telephelytől telephelyig számított km távolságot megszorozzuk a km díjtétellel és az így nyert két szorzat közül a magasabb lesz a fizetendő fuvardíj. Ez azonban soha nem lehet alacsonyabb mint a legalacsonyabb díjtétel. A legalacsonyabb díjtétel általában 4 óra igénybevételének díja. Vidéki vagy külföldi fuvar esetén pedig minimum 220-250 km fuvar naponta.

Minden megkezdett km teljes km-nek, minden megkezdett ára teljes órának számít. Az autóbusz éjszakára nem tér vissza a telephelyére, a gépkocsi vezető elszállásolásának költségeit a túraszervezőt terhelik, tehát a kalkulációban szerepeltetni kell. Előre nem látható esetleg plusz km-ek miatt minimum 10% biztonsági tartalékot kell felszámítani.

Az utókalkuláció célja a bevételek és költségek összevetése, azaz az egyes akciók eredményességének megállapítása. Így kapunk képet arról, hogy egy csoport mennyire volt nyereséges vagy veszteséges. Az utókalkuláció ellentétben az előkalkulációval minden esetben teljes csoportra készül figyelembe véve valamennyi költséget.

16/B Foglalja össze idegen nyelven a mellékelt, magyar nyelvű sétahajó programot!